Cuando se organiza un evento pueden ocurrir dos cosas: que el número de asistentes esté perfectamente concretado o que, por el contrario, su número pueda ser variable.

En el primer caso, lo más normal será dimensionar la infraestructura que habrá de albergar el evento a las necesidades previstas.

En el segundo caso, lo recomendable es prever una dimensión máxima en función de la asistencia previsible.

¿Cómo calcular el aforo y las necesidades de un evento de empresa?

Cuando se trata de eventos internos de empresa, tales como convenciones nacionales o internacionales, eventos de incentivos, cursos de formación o fiestas para empleados y familiares, por ejemplo, será fácil determinar un número de asistentes casi con exactitud, ya que se trata de una convocatoria perfectamente tasada y cuya asistencia se puede tener confirmada con antelación.

Sin embargo, en aquellos eventos que se organicen con una convocatoria abierta la afluencia puede ser variable y solo la podemos prever mediante la extrapolación de ciertos datos estadísticos, tanto internos como externos, referidos a la tipología del evento y el poder previsto de convocatoria.

Las estadísticas globales pueden ayudar bastante a establecer esta previsión con un índice de desviación bastante bajo.

Así, por ejemplo, los estudios realizados por American Express que clasifican el número de asistentes para los diferentes tipos de eventos realizados, arrojan las siguientes cifras:

1.- Conferencias y Trade Shows, 245 asistentes de media.

2.- Lanzamientos de producto, internos y externos, 210 asistentes de media.

3.- Eventos especiales y de incentivos, 200 asistentes de media.

Como se puede apreciar, los eventos con mayor afluencia son aquellos en los cuales la convocatoria es externa, mientras que, a partir del tercer grupo en que se empiezan a reflejar los datos de eventos internos, referidos normalmente a personal, la afluencia va disminuyendo a medida que el evento se hace más definido y alcanza a un segmento, dentro de la estructura corporativa, más concreto.

Definir y disponer del espacio necesario para el evento corporativo

A menudo, la organización de eventos de empresa se enfrenta al problema de que los espacios propios disponibles no llegan a cubrir las expectativas necesarias de afluencia y las instalaciones que se pueden subcontratar para su realización presentan inconvenientes, como pueden ser el excesivo tamaño, el coste o la ubicación.

Cada día son más las empresas que recurren a ampliar puntualmente las instalaciones, propias o subcontratadas, con carpas, para una perfecta organización de sus eventos.

La ventaja de las carpas para eventos es que se pueden dimensionar a la medida precisa de las necesidades del mismo, así como dotarlas de la presencia e instalaciones que se requieran; determinados tipos de suelos, aire acondicionado, servicios de todo tipo, ventanas, distribuciones interiores o iluminación, adaptando cada elemento a la imagen corporativa.

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